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- Voreinstellungen und Optionen
Unter Datei / Informationen werden in Office 2010 zum aktiven Dokument alle Informationen angezeigt: Berechtigungen, Freigaben, Versionen und Dateieigenschaften. An dieser Stelle können auch Veränderungen vorgenommen werden.
Rechts sehen Sie die Informationen zu einer Powerpoint-2010-Präsentation.
Berechtigungen
Diese Präsentation ist nicht geschützt. Mit Klick auf die Schaltfläche Präsentation schützen gibt es die Auswahl zwischen
- Als abgeschlossen kennzeichnen: Die Datei wird ohne Kennwort schreibgeschützt.
- Mit Kennwort verschlüsseln: Die Datei wird mit einem Kennwort vor unberechtigtem Öffnen geschützt.
- Bearbeitung einschränken: Je nach Programm können Sie nur bestimmte Bearbeitungen zulassen. In Word beispielsweise lässt sich die Bearbeitung auf die Formulareingabe beschränken oder die Formatierung kann auf bestimmte Formatvorlagen beschränkt werden. In Excel lassen sich zudem einzelne Tabellenblätter oder die gesamte Arbeitsmappe schützen.
- sowie den Nicht-Office-Befehlen eine Berechtigung einzuschränken oder eine digitale Signatur hinzuzufügen: dafür benötigen Sie Drittanbieter bzw. -Programme.
Für die Freigabe vorbereiten
Drei Möglichkeiten stehen zur Verfügung, bevor das Dokument freigegeben wird:
Dokument prüfen: Persönliche Informationen aus den Dateieigenschaften, Kommentare, ausgeblendete Texte oder Zellen und anderes lässt sich hier anzeigen und entfernen. Kurz: alles, was verräterische Informationen beinhalten kann, die andere nichts angehen.- Barrierefreiheit überprüfen: Office prüft, ob das Dokument zum Beispiel mit einem Screenreader von einem Blinden problemlos gelesen werden könnte. Angemahnt werden unter anderem fehlende Alternativtexte für Diagramme oder Tabellen.
- Kompatibilität prüfen: Sie können jede 2010-Datei daraufhin prüfen lassen, ob sie in älteren Office-Versionen problemlos gelesen und bearbeitet werden kann.
Versionen
Das ist eine Sprachregelung, die mich sehr ärgert. Eine Version wird umgangssprachlich als eine "Fassung eines Dokumentes" verstanden. In einem Dokument Management System ist eine Version eine bewusst gespeicherte, wiederherstellbare Variante eines Dokumentes. Nicht so in Office 2010. Als "Version" werden hier die aktuellen Kopien nicht gespeicherter Dokumente bezeichnet.
Im Klartext: wir werden hier auf die ASD-Files verwiesen, die im Ordner C:\Users\<Name>\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles abgelegt werden, während wir arbeiten. Stürzt ein Programm ab oder beenden wir es unplanmäßig, liegen hier mit ein bisschen Glück noch Reste von temporären Dateien vor, die sich wiederherstellen lassen.
Damit man überhaupt mit diesen temporären Dateien arbeiten kann, müssen die Optionen AutoWiederherstellen-Informationen speichern... und Beim Schließen ohne Speichern die letzte automatisch gespeicherte Version beibehalten aktiviert sein. Beides finden Sie in den Programmoptionen.
Öffnen Sie eine ältere Version, obwohl es eine aktuell gespeicherte Variante gibt, werden Sie darauf hingewiesen.
Die so erstellen temporären Dateien werden vier Tage nach der Erstellung oder bis zur nächsten Dateiänderung aufbewahrt - je nachdem, was zuerst eintritt. Das bedeutet, dass bei jeder Änderung an der Datei die vorhergehende temporäre Datei vernichtet wird - und das läuft der Idee einer "Version" absolut zuwider! Sie können also keinesfalls in diesen "Versionen" zurückgehen und einen alten Stand wiederherstellen.
Eigenschaften der Datei
Rechts neben den Informationen gibt es eine Mini-Vorschau auf die aktuelle Datei und die Dateieigenschaften wie Dateigröße, Anzahl der Worte, Datum der letzten Änderung und der Erstellen sowie die Namen des Autors und der Person, die die Datei zuletzt geändert hat.
Einige Eigenschaften lassen sich hier unmittelbar ergänzen oder ändern. So kann ein Status, eine Kategorie oder ein weiterer Autor eingetragen werden. Diese Eigenschaften sind gekennzeichnet mit dem Text xxx hinzufügen - zum Beispiel Kommentar hinzufügen oder Titel hinzufügen.
Rechts sehen Sie unter dem automatisch generierten Autor eine geöffnete zeile für einen weiteren Autor. Sie erscheint, sobald Sie auf Autor hinzufügen klicken. Sie können einen Namen eingeben oder aus Ihrem Outlook-Adressbuch aussuchen.
Ausgesprochen irreführend ist die letzte Rubrik Verwandte Dokumente. In Dokument Management Systemen sind Dokumente "verwandt", die etwas miteinander zu tun haben - ein PDF, das aus einem Word-Dokument entstanden ist, kann genauso eine Verwandtschaft eingehen, wie ein separat gespeicherter Anhang mit seiner Ursprungsmail. Das ist hier leider nicht gemeint.
Mit Klick auf Dateispeicherort öffnen landet man lediglich im Verzeichnis, in dem das aktuelle Dokument abgelegt ist. Was ich dann da soll, erschließt sich mir nicht.
Weitere Eigenschaften erscheinen, wenn Sie auf Alle Eigenschaften anzeigen klicken.
08.05.2010
